مغایرتگیری دادهها با اکسل یکی از مهارتهای حرفهای و اصولی است که برای هر حسابدار ضروری و کاربردی محسوب میشود. این مهارت به شما کمک میکند تا اختلافها و تفاوتها بین دو محدوده داده مختلف را شناسایی و تحلیل کنید. در این مقاله، به یکی از بهترین روشهای مغایرتگیری در اکسل میپردازیم که با استفاده از ترکیب توابع IFNA و VLOOKUP امکانپذیر است.
برای مثال، فرض کنید دو گزارش اکسل داریم:
۱)گزارش خریدهای ثبتشده در نرمافزار حسابداری
۲)گزارش فروشهای ارسالی در کارپوشه سامانه مودیان.
هدف این است که شناسههای منحصر به فرد را بررسی کنیم و اطمینان حاصل کنیم که همهی این شناسهها در هر دو گزارش وجود دارند یا خیر.
روش انجام عملیات مغایرتگیری با اکسل:
"فرمولنویسی با ترکیب توابع VLOOKUP و IFNA برای بررسی مغایرت شناسههای موجود در گزارش نرمافزار حسابداری با گزارش سامانه مودیان"
در گام اول، از تابع VLOOKUP برای جستجوی هر شناسه گزارش اول(خروجی نرمافزار) در ستون شناسههای گزارش دوم (خروجی سامانه) استفاده میکنیم. خروجی این تابع دو حالت دارد:
1. اگر تابع شناسه مورد نظر را برگرداند، به این معناست که شناسه در هر دو گزارش موجود است و مغایرتی وجود ندارد.
2. اگر تابع خطای #N/A را نمایش دهد، یعنی شناسهی مربوطه در گزارش دیگر پیدا نشده و بنابراین مغایرت داریم.
برای جلوگیری از نمایش خطای #N/A، میتوانیم تابع IFNA را با تابع VLOOKUP ترکیب کنیم تا در صورت پیدا نکردن هر شناسه، عبارتی مثل “ناموجود” یا “مغایرت دارد” نمایش داده شود. این روش علاوه بر کارآمدی، باعث خوانایی بهتر خروجی گزارش میشود.
توضیح فرمولنویسی :
برای استفاده از تابع Vlookup در این روش، به این ترتیب فرولنویسی میکنیم :
1. آرگومان اول VLOOKUP: چه دادهای جستجو شود؟ شناسهای که قصد جستجوی آن را داریم (مثلاً شناسهای از گزارش نرمافزار حسابداری).
2. آرگومان دوم VLOOKUP: در چه محدودهای جستجو شود؟ محدوده جستجو (ستون شناسههای گزارش کارپوشه) که باید مطلق باشد.
نکته: محدوده آرگومان دوم باید ثابت باشد و تغییر نکند؛ برای همین با کلید F4 این محدوده را مطلق و قفل میکنیم.
3. آرگومان سوم VLOOKUP: از کدام ستون داده را برگرداند؟ شماره ستون دادهای که باید برگردانده شود.
4. آرگومان چهارم VLOOKUP: جستجو تقریبی یا دقیق باشد؟ انتخاب نوع تطبیق که برای جستجوی دقیق، باید 0 یا FALSE باشد.
برای ترکیب تابع Ifna قبل از تابع Vlookup به این شکل فرمولنویسی میکنیم :
1. آرگومان اول Ifna: فرمولنویسی قبلی با تابع Vlookup که بررسی گردد آیا خروجی تابع vlookup خظای #N/A دارد یا نه
2. ارگومان دوم Ifna: جایگزین خطای #N/A چه عبارتی را نمایش دهد؟ ناموجود یا ثبتنشده و…
نکته: چون از رشتهمتنی در آرگومان دوم تابع vlookup استفاده میکنیم با داخل ۲ دابلکوتیشن تایپ شود.( ‘ + Shift = ” دابلکوتیشن)
مثال فرمول:
=IFNA(VLOOKUP(شماره ستون، محدوده جستجو، شناسه، FALSE)، “مغایرت دارد”)
مطابق این روش را میتوان برای بررسی مغایرت شناسههای موجود در گزارش سامانه مودیان با گزارش نرمافزار حسابداری نیز اجرا کرد. هدف، اطمینان از ثبت اطلاعات صحیح و یکسان و بدون مغایرت در هر دو گزارش است.
مغایرتگیری شناسهها، مرحله اول از فرآیند مغایرتگیری است. مرحله بعدی، بررسی و تطبیق مبالغ ثبتشده در دو گزارش است تا از صحت کامل اطلاعات اطمینان حاصل شود. در مقالههای بعدی، به این بخش نیز خواهیم پرداخت.
امیدوارم که محتوای این مقاله، برای شما رفقای اکسل باز، مفید و کاربردی بوده باشه.
